La optimización de procesos es un aspecto crucial para cualquier empresa que busque mejorar su eficiencia, reducir errores y ofrecer un producto o servicio de mayor calidad. ¿Qué es la optimización de procesos? La optimización de procesos se centra en identificar y mejorar los procedimientos y flujos de trabajo dentro de una organización. Su objetivo principal es aumentar la eficiencia, reducir costos y mejorar la satisfacción del cliente. Para que todo funcione como un reloj suizo. ¿Por qué? Porque cuando los engranajes están bien engrasados, la empresa se vuelve más eficiente, los errores se reducen y la calidad del producto o servicio mejora. Para lograrlo, es fundamental realizar un análisis exhaustivo de la empresa, comprender su estructura, flujo de trabajo y objetivos. Importancia de la optimización de procesos La optimización de procesos es cada vez más relevante para las empresas. ¿Qué compañía no desea mejorar sus productos, la satisfacción del cliente y gestionar recursos de manera adecuada? Lo más probable es que todas y esa es, en pocas palabras, la labor de la optimización de recursos y procesos. Un buen análisis y optimización de procesos de una compañía solo puede conducir al aumento de la competitividad y la rentabilidad. Eso sí, es clave recordar que en un proceso de negocio intervienen diferentes factores y la mala utilización o empleo de los diferentes recursos impactará en el grado de satisfacción de los clientes y la rentabilidad de la empresa. Aquí hay algunas razones clave para su importancia: Competitividad y rentabilidad: Un análisis y optimización adecuados pueden aumentar la competitividad y la rentabilidad de la empresa. Recursos bien utilizados: La mala gestión de recursos afecta la satisfacción del cliente y la rentabilidad. La optimización de procesos ayuda a evitar estos inconvenientes. Mejora continua: La optimización es un proceso constante que permite adaptarse a cambios y mantenerse ágil en un entorno empresarial dinámico. Ejemplos de optimización de procesos A continuación, presento algunos ejemplos de áreas donde se puede aplicar la optimización de procesos: Fabricación de productos: Reducir tiempos de producción, minimizar desperdicio y mejorar la calidad. Gestión de compras: Optimizar el proceso de adquisición de materias primas, etc.. y suministros. Inventario: Implementar sistemas eficientes para controlar y gestionar el inventario. Soporte técnico: Agilizar la atención al cliente y resolver problemas de manera más eficiente. Planificación de tiempo Aquí tienes un plan de tiempo para optimizar tus procesos: Análisis: Comprende tus procesos actuales. Identificación de áreas de mejora: Encuentra los cuellos de botella. Selección de herramientas: Elige las herramientas adecuadas. ¿Necesitas un CRM para tus clientes o un BPM para tus procesos internos? Implementación: Aplica los cambios. Ejemplo de Optimización de Procesos en una empresa El Dilema La zapatería tenía un problema: sus clientes se impacientaban mientras esperaban a que los vendedores buscaran el par de zapatos adecuado en el almacén. Además, los empleados a menudo se confundían entre las tallas y los modelos. ¡Era un lío! La Solución Optimización de Procesos de Ventas: Implementaron un sistema de etiquetado inteligente en el almacén. Cada caja de zapatos tenía un código de barras que indicaba la talla, el modelo y el color. Los vendedores usaban escáneres de código de barras para localizar rápidamente los zapatos solicitados por los clientes. ¡Adiós a las búsquedas interminables! Además, crearon una base de datos centralizada con información detallada de todos los productos. Así, los empleados podían verificar la disponibilidad y características de los zapatos al instante. Automatización de Procesos: Implementaron un chatbot en su sitio web para responder preguntas frecuentes de los clientes. Esto liberó al personal de atención al cliente para resolver consultas más complejas y repetitivas. También automatizaron el proceso de reabastecimiento de inventario. Cuando un modelo se agotaba, el sistema generaba automáticamente una orden de compra para reponerlo. Los Resultados Clientes felices: Ahora los clientes encontraban sus zapatos en minutos, no en horas. Menos errores : Las confusiones de tallas y modelos disminuyeron significativamente. Mayor eficiencia : Los empleados se centraban en tareas más importantes en lugar de buscar zapatos en estanterías laberínticas. Y es que a veces no nos damos cuenta o no somos conscientes del tiempo que perdemos en realizar algunos trabajos o procesos. El tiempo es dinero, por lo tanto perdemos beneficios, y puede conllevar otros problemas de bienestar del personal por generar estrés, desmotivación, ansiedad,... por no poder realizar sus tareas en el tiempo indicado por no tener una metodología de trabajo eficiente. Y recuerda que la #optimizacióndeprocesos es un #procesocontinuo. ¡Buena suerte en tu búsqueda de eficiencia y calidad! 🚀 Contacta con nosotros y haremos un primer análisis del estado de tu empresa totalmente gratis.

La mayoría de los problemas que hoy en día tenemos, son propiciados por la falta de entendimiento, por una falta de comunicación activa o asertiva. ¿Exponemos claramente lo que queremos decir? ¿Escuchamos atentamente para entender o para prepararnos a responder?

Y es una realidad, aunque es posible que no nos demos cuenta o no queramos identificarlo como un comienzo el finalizar las vacaciones de verano dónde se inicia una nueva etapa de cambios y un arranque en general.

En las últimas décadas, la palabra “líder” ha ido cogiendo un peso importante en las organizaciones y más protagonismo o empatía frente a la palabra “jefe"...

Puedes tener una gran idea, los medios económicos, las infraestructuras… ¿pero puedes hacerlo tu solo?

"Invertir en el capital humano es la apuesta más segura de una organización junto a una estrategia empresarial equilibrada en todas sus áreas."

"Estas reuniones, se suelen hacer de pie, para no excederse en tiempo. "

"Es por ello, que debemos de efectuar descansos frecuentes y cortos, para destensar la musculatura, relajar la vista y coger fuerzas." Debemos ser estrictos, constantes y metódicos, para ello apliquemos unas p autas a tener en cuenta para adaptarse al teletrabajo. 1. Es fundamental que se considere por ambas partes (empresa y trabajador) que el teletrabajo es exactamente igual que el presencial , en responsabilidad, en importancia y en profesionalidad. NO HAY NINGUNA DIFERENCIA , salvo que el trabajador no tendrá que desplazarse hacía su puesto de trabajo. 2. Siguiendo con el punto anterior, debe de marcarse un horario y hábitos igual o lo más similar posible como el presencial . Por lo tanto, el despertador, el desayuno, descansos, deben seguir realizándose de igual modo como si fuera presencial. 3. Tener un espacio propio dónde trabajar, dentro de las posibilidades del trabajador, deberá de crear una zona habilitada para poder trabajar, con orden y silencio , eso implica que no se recomienda trabajar en zonas comunes, como cocinas, dormitorios, etc. Ya que el desorden, si hubiera, o la asociación de pensamientos con otras obligaciones nos harán desconcentrarnos. 4. El teletrabajo no significa aislamiento con los compañeros o superiores, todo lo contrario, debe de haber una Comunicación Internarna (CI) sólida y debemos estar conectados diariamente o lo más frecuentemente posible con ellos, como si estuviéramos trabajando presencialmente , y actualmente tenemos muchas vías tecnológicas para comunicarnos. Tampoco significa que estemos al 100% teletrabajando, también se recomienda fijarse algún día para ir presencialmente al trabajo, para una toma de contacto, puesta en común, reuniones, etc. 5. Cuándo estamos teletrabajando, tenemos que ser aún más constantes y estrictos, para separar las obligaciones laborales, con otras obligaciones o ocio personales. Debemos limitarlos , puesto que unos de los errores más comunes y perjudiciales a nivel mental o personal, es no saber diferenciar o limitar nuestro tiempo de trabajo con nuestra vida privada, hasta el punto de llegar a mezclar la vida personal con la laboral. 6. Con el teletrabajo hacemos menos actividad física, puesto que no nos movemos de casa, por ellos es fundamental que el resto del tiempo hagamos actividades de ejercicio , si lo hacíamos antes, seguir haciéndolo, si no con más motivo aún, marcándonos objetivos para la realización de diferentes ejercicios. 7. Debemos realizar pequeñas pausas para comer o para estirar los músculos. Al no estar acostumbrado en trabajar en nuestro domicilio, suelen achacarse contracturas y dolores musculares al teletrabajo , puesto que cambiamos de posturas, o estamos más tiempo en la misma postura o nuestra zona de trabajo no está bien habilitada para el trabajo (ver anexo) o igual que teníamos en nuestro puesto de trabajo presencial. Tipo de silla, altura de la pantalla, luz, etc… Es por ello, que debemos de efectuar descansos frecuentes y cortos, para destensar la musculatura, relajar la vista y coger fuerzas. 8. Volvemos a reiterar la importancia de tomar el teletrabajo exactamente igual que el presencial, eso significa que no hagamos cosas que no haríamos en el trabajo, como distraernos con consultas en las redes sociales, etc . Ya que cuando trabajamos solos y desde casas, hay más tentaciones de consultar y distraernos con las RRSS, evítalas. 9. La empresa debe de habilitar todas las herramientas necesarias para que puedas ejecutar tu trabajo con normalidad y con garantías. Es por ello, que un e-mail de empresa y un teléfono del trabajo, deberían de ser habilitados para teletrabajar, aunque en el trabajo presencial no era necesario. Importante. Se debe de separar siempre y no utilizar nuestros e-mails o teléfonos privados. 10. Y por último, y no por ello el menos importante, es nuestra unidad familiar, ellos deben de comprender, apoyar y contribuir a respetar los espacios y tiempo dedicado a trabajar, y a no molestar. Para ayudar a que el teletrabajo no caiga en un caos, os presentamos diferentes técnicas para aprender a gestionar nuestro tiempo y adaptarnos eficazmente a esta nueva metodología de trabajar. Técnica Pomodoro A finales de los años ochenta el consultor italiano Francesco Cirillo desarrolló esta técnica con la intención de aumentar la eficiencia en el trabajo. El método consiste en dividir la jornada laboral en intervalos de 25 minutos - a estos periodos se les denomina ‘Pomodoros’ - separados por una pausa de cinco minutos. Durante esos ‘Pomodoros’ el trabajador debe dedicarse a una tarea en concreto sin distracciones . Cada cuatro ‘Pomodoros’ se recomienda tomar un descanso más largo de unos 15 o 20 minutos. Las pausas mejoran la agilidad mental. Vídeo explicativo Regla de los dos minutos Este método consiste en establecer la norma de realizar inmediatamente aquellas tareas que conllevan menos de dos minutos . El objetivo de esta técnica es dejar de pensar y apuntar las gestiones que hay que hacer y simplemente realizarlas en el acto. La regla de los dos minutos surge a partir del método Getting Things Done (GTD) desarrollado por David Allen y evita sucumbir a la posposición constante de actividades. Vídeo explicativo Técnica ‘Comerse la Rana’ La clave para ser más productivo es aprender a priorizar las diferentes gestiones que hay que llevar a cabo a lo largo del día. Se tiende a dejar para el final las tareas más complicadas y, al llegar con menos energía, se acaban dejando para otro momento. Teniendo en cuenta este comportamiento, el autor Brian Tracy ideó la técnica ‘cómete una rana’, basada en la cita del escritor Mark Twain: “Cómete una rana viva a primera hora de la mañana y nada peor te ocurrirá a lo largo del día“ . Lo que recomienda esta metodología es que es mejor empezar por la tarea más difícil o "desagradable", y así el resto parecerán más sencillas. Esta técnica impide la postergación y hace que la jornada laboral sea más productiva. Método IVY LEE La clave está en no centrarse nunca en más de seis tareas y disponerlas por orden de prioridad , colocando en primer lugar la más urgente. Esta metodología evita el multitasking (multitarea) ya que obliga a centrarse únicamente en una tarea y no pasar a la siguiente hasta tacharla de la lista. A quellas tareas que no se han completado se pasan en orden a la lista del día siguiente. Ivy Lee fue un profesional de las Relaciones Públicas que a principios del siglo XX diseñó una técnica consistente en realizar, al final de la jornada laboral, una lista de las seis cosas más importantes para el día siguiente . De esta forma , al día siguiente ya está organizada la jornada y el empleado puede centrarse en ir realizando las tareas por orden. Si quieres que te ayudemos, asesorando, guiándote o creando una planificación y estrategia de teletrabajo para tu empresa, en Conovoc Innovación somos lideres en el sector y podemos ayudarte con garantía.

“En España la cultura laboral se caracteriza por unos niveles elevados de trabajo presencial. No se potencia el trabajo por objetivos y, por tanto, hay poca implementación de esta modalidad de trabajo”. ¿Pero que es el teletrabajo? El teletrabajo consiste en realizar a distancia trabajos o tareas mediante dispositivos electrónicos y conexiones a través de internet, que permitirán la interacción y comunicación entre la persona trabajadora a distancia y la empresa para la cual trabaja. Antes de la situación que estamos viviendo por el COVID-19 , hay un estudio realizado por la Organización Internacional del Trabajo (OIT) dónde detalla que en España sólo el 6,7% de los trabajadores trabaja de forma teletrabajo , es un porcentaje muy bajo comparándolo con otros países de la EU. Aunque es más que probable que después de este confinamiento por la declaración de estado de alarma , las empresas comprueben la viabilidad de este tipo de sistema productivo y suba este porcentaje, pero de momento este estudio también reveló que sólo el 13% de las empresas ofrecen esta modalidad de trabajo a sus empleados. Puedes descargar aquí el informe completo de Organización Internacional del Trabajo (OIT) En España lo que predomina es una mentalidad muy distinta a la mayoría de países de EU, ya que existe una cultura tradicional de trabajar desde el puesto de trabajo físicamente en la empresa, creando en el empresario una sensación de confianza y garantía sólo por el hecho de la presencia. Pero estamos en la época de la tecnología, evolución e innovación constante en todas las áreas de una empresa , ya que las nuevas Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) ha desarrollado este método permitiendo a las organizaciones sean más flexibles en tiempo y ahorrando costes, teniendo en cuenta los objetivos de aumento de la productividad y competitividad. ¿Cuáles son los beneficios del teletrabajo? El teletrabajo es adaptable a varias modalidades según las necesidades y situaciones de la organización, como teletrabajo en domicilio, telecentros, teletrabajo en oficinas satélite (coworking,…), teletrabajo móvil, entre otros como plataformas que unen a las empresas con los freelances para proyectos muy concretos. Para implementar el teletrabajo en tu empresa , a parte de que debe de tener el material técnico necesario el/los trabajador/es y las herramientas necesarias para estar en comunicación directa con tu empresa tanto a nivel telefónico como vía e-mail. Y e s de vital importancia la adaptación de la organización para esta nueva modalidad de trabajo , como formarse en materia TIC’ s, ser más autónomos implantando estrategias de gestión para la consecución de resultados y objetivos, sin olvidar la relación laboral y velar por la seguridad y estabilidad de la persona trabajadora , estando siempre de alguna manera conectados para evitar una falta de supervisión de los trabajadores y de la calidad de su trabajo. Por ello también se requiere de reuniones efectivas a distancia, siendo vitales aún más en esta modalidad de trabajo . Ya que, por lo contrario, nos exponemos a que puede suponer para el trabajador un distanciamiento con la organización perdiendo la conexión de los valores y Cultura Organizativa , haciéndolos más individualista dejando en segundo lugar el trabajo en equipo y la colaboración. Por otra parte, hay que escoger con acierto a las personas que tengan capacidad de adaptarse a esta modalidad , ya que no es solo la actitud garantía de éxito, si no que deben de ser personas con capacidad de ser más flexibles , con iniciativa, orientados al trabajo por objetivos, gran capacidad de autoorganizarse y con cierta autonomía , de este modo su rendimiento será más alto y no afectará a la productividad de la empresa. Vamos a valorar lo beneficios por ambas partes de esta modalidad. Beneficios para la empresa: Reducción de costes. Permite reducir los costes de infraestructura en las instalaciones, luz, agua, u otros suministros para la empresa, o si el trabajador obtiene alguna bonificación especifica por transporte o dietas. Candidatos más cualificados . Puede ser una promoción interna, promoviendo capacidades del personal que serán potencialmente válidos o selección de personal externo que permitirán contratar a candidatos especializados en el trabajo a desarrollar. Baja el % de absentismo laboral. Esta metodología de trabajo también reduce el absentismo laboral ya que el trabajador tiene una disposición de horario para gestionar su horario de trabajo en beneficio de la conciliación laboral y menos riesgos a no salir de su domicilio para trabajar. Retención del talento. El teletrabajo puede fidelizar a los trabajadores que valoran esta forma de colaboración como un ingrediente que mejora su calidad de vida. Entra dentro del Bienestar Laboral , que la empresa con esta modalidad, pueda ofrecer a sus empleados una mejor conciliación de la vidal laboral y personal. Mejora de los resultados. La empresa prioriza el trabajo por objetivos en lugar de seguir enfocando el valor en la gestión del tiempo. Y este cambio de mentalidad acorde a las necesidades del presente marcado por la revolución tecnológica, mejora la marca corporativa de la empresa y la satisfacción del trabajador, hace aumentar la productividad de los empleados. Beneficios para los empleados. Conciliación de la vida personal y laboral. Esta fórmula es eficaz para equilibrar con éxito la vida profesional y con la personal al tener un mayor nivel de libertad. Eso hace que los empleados valoren más trabajar en nuestra empresa y esté más receptivo. Menor estrés. El teletrabajo puede mejorar tu nivel de vida al poder realizar el trabajo desde casa, un entorno de seguridad y bienestar emocional. Se reduce según que condiciones externas que pueda afectar al estrés del trabajador en la oficina, puesto que estará solo frente a sus responsabilidad y objetivos marcados a realizar. Mayor flexibilidad de horarios. Adaptación del horario de trabajo en función de las propias necesidades personales. Esto aporta una mayor adaptabilidad de tus responsabilidades profesionales y personales, que puede afectar con horario marcado inflexible. Reducción de gastos. Al evitar las comidas fuera de casa, si fuese el caso o movilidad tanto con vehículo propio o transporte urbano para ir al centro de trabajo, si no tienes ninguna bonificación para estos gastos. Mayor productividad. El teletrabajo permite una mejor gestión del tiempo, al no tener que depender de factores externos como los atascos para ir y volver a la oficina, o los horarios del transporte público. Esta gestión del tiempo puede tener consecuencias muy positivas en su productividad, pudiendo aprovechar las primeras horas del día para sacar más cantidad de trabajo. Cómo también lo es, la concentración y enfoque sin intervenciones ni factores externos que pueda impedir su concentración o interrumpir su trabajo. El teletrabajo es una firme opción a tener en cuenta para todas las organizaciones con porcentajes de implicación variable según necesidades de la empresa. Por sus altas ventajas, es conveniente poder hacer un estudio para saber que porcentaje es apto para el teletrabajo y cuál es la mejor forma, por ello Conovoc Innovación , pone sus servicios su consultoria para pymes o autónomos. Como puedes comprobar, el teletrabajo es una opción que ofrece numerosos beneficios tanto para la empresa como para los trabajadores.