Estas reuniones, se suelen hacer de pie, para no excederse en tiempo. Suele hacerse a diario como una puesta en común de inicio en la jornada. El punto de reunión será un lugar estratégico y cerca del corazón de la empresa, cerca de los puestos de trabajo de la mayoría de los participantes para facilitar el rápido acceso. Intervienen diferentes departamentos, involucrados o no, ya que debe de haber una cohesión entre ellos y la empatía de las diferentes situaciones a exponer, da información para que todos los implicados sean consciente tanto directamente como indirectamente.
Resumen:
Tiempo duración: 5-15’Frecuencia; DiariaLugar: En el corazón de la empresa, cerca de la mayoría de los participantes. (Taller, producción,…) Recomendable lugar abierto y de pie, si es posible. (Sobre todo por el ruido o no entorpecer a quienes trabajan)Participantes: Directos a los temas a comentar e indirectos que le afectan o deben de estar informados de la situación diaria.Herramientas: Pizarra y/o orden del día y datos de la reunión anterior.Sirve para: Puesta a punto del día, unificar equipo, marcar objetivos del día, comentar cualquier situación extraordinaria que pueda afectar al día y poder actuar con rapidez.
La duración no debería de exceder de 1 hora. La frecuencia puede variar dependiendo de los cambios o sucesos que la empresa o sector requiera, pudiendo realizarse semanalmente, quincenal o mensual como máximo. El lugar se recomienda en una sala de reuniones, con una mesa que pueda sentarse alrededor para que todos puedan tener visibilidad a lo expuesto o al poniente y pueda ser visible a la toma de palabra.
Resumen:Tiempo duración: 30’- 60’Frecuencia; Semanal, quincenal o mensual.Lugar: Sala de reuniones o despacho. Qué se pueda sentar alrededor de una mesa.Participantes: Directos a los temas a comentar e indirectos que le afectan o deben de estar informados de la situación.Herramientas: Pizarra, video proyector y/o puntos a tratar.Sirve para: Poner en conocimiento a todos los participantes de situaciones, estados y resúmenes que se quieran transmitir. Sirve para una cohesión del equipo y participación grupal.
Igualmente, dentro de las herramientas y técnicas para realizar con éxito las reuniones, se recomienda tener muy estructurado en tiempo cada parte de la reunión. Ver técnicas y herramientas para una reunión eficiente.
Resumen:Tiempo duración: 60’ promedio, pero variará según el contenido a exponer.Frecuencia; Puntual.Lugar: Sala de reuniones o lugares de abiertos, diáfanos según el volumen de participantes a transmitir.Participantes: En general a todo el personal o jefes de departamentos que deberán transmitir la información a su equipo.Herramientas: Dependiendo del motivo, puede estar solo el ponente o quien deba transmitir la información, o acompañado con presentaciones con video proyector o material informativo para entregar a los participantes. Analizar cada situación.Sirve para: Poner en conocimiento a todos los participantes o trabajadores de situaciones o tomas de decisiones importantes.
- Exponer los problemas o situaciones a mejorar, se crean equipos de trabajos o responsables individuales para los problemas o situaciones a resolver y se indica los pasos a seguir en búsqueda de dichas soluciones dentro de un marco de Plan de Acciones. Con un timing específico para cada situación o problema a resolver. Estas reuniones deben de ser muy concisas, y no caer en la mala práctica de buscar culpables, si no en la búsqueda de soluciones y mejoras para que no vuelva a repetirse. Para ello se marca un tiempo y un turno de palabra para exponer la situación, si se excede o se cae en esa mala práctica, quien lidere la reunión deberá de pararlo para seguir con lo estipulado en la reunión, para ser totalmente constructivo y resolutivo.
- Pasado el tiempo que se haya fijado en la anterior reunión, se expone cada punto de las acciones y soluciones encontradas(*). Con la fecha de aplicación, responsable y seguimiento. Cuando se exponen se debe explicar con claridad el motivo, causa o despertar de esa solución y el resultado que se espera. Los participantes de estar reuniones deben ser todos los que directamente y/o indirectamente ser verán afectado de algún modo tanto por el problema como por la solución.
(*) Hay que tener claro, que estas reuniones deben de presentarse con el trabajo ya realizado, queremos decir que esas acciones o soluciones, deben de estar ya validadas parcialmente su viabilidad, no es correcto ir con soluciones sin haberlas analizado y puesta en común previamente con personas que directamente las llevarán a cabo, para poder defenderlas en la reunión y dar credibilidad y la mayor viabilidad teniendo en cuenta sobre todo si aún no se han ejecutado.
Resumen:Tiempo duración: 30- 60’Frecuencia; Hay dos vertientes dependiendo a lo que se dedique la empresa, por ejemplo, se dedica a realizar proyectos industriales, es aconsejable realizarlo regularmente (marcando una frecuencia), para ir haciendo seguimiento de acciones y soluciones, si la empresa se dedica a dar servicios, puede realizarse puntualmente, dependiendo de incidentes o problemas a medida que van surgiendo.Lugar: Sala de reuniones o despacho. Qué se pueda sentar alrededor de una mesa.Participantes: Directos a los temas a tratar.Herramientas: Pizarra, video proyector y/o puntos a tratar.Sirve para: Identificar problema, buscar solución y aplicarla, haciendo participe a todos quienes directamente se vean afectados y deban estar informados y evitar que se vuelvan a producir.
Reuniones dónde los participantes dan rienda suelta a su imaginación alrededor de una idea o motivo principal. Todas las ideas, por simple que parezca no debe quedarse en el tintero, pero sí descartar una vez escuchadas y analizadas para dar cabida a más ideas y quedarse con un top10 para trabajar con ellas.
Después de esta reunión, para hacer un seguimiento, se hará reuniones tipo II, o incluso dependiendo de la repercusión hacia la organización o equipo de trabajo, puede surgir una reunión Comunicativa e informativa tipo III.
Resumen:Tiempo duración: 30’ aprox.Frecuencia; Puntual.Lugar: Sala de reuniones o lugares de abiertos que transmita un estado de creatividad.Participantes: Quienes pueda aportar cierta creatividad y que les afecten directamente.Herramientas: Pizarra o videoproyector, para apuntar las ideas y que todos puedan verlas. O blog de notas que se pueden repartir para que todos apunten y después se pueda compartir.Sirve para: Crear un estado de creatividad y exponer ideas realizaciones a un motivo principal. Hacer participes a todos. Hacer una colaboración entre compañeros distendido y motivador.
Pontencia tus cualidades.
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